Die Prozessoptimierung steht für Verfahren zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Sie befasst sich mit der Analyse und Restrukturierung von Prozessen, um diese noch besser auf Kundenanforderungen auszurichten. Sie kann einmalig oder regelmäßig erfolgen. Aufgrund der steten Änderungen in einem Unternehmen empfiehlt sich ein kontinuierliches Prozessmanagement.
Wesentliche Ziele:
- Reduzierung von Aufwand und Kosten für die Vorgangsbearbeitung im Prozess
- Beschleunigung der Durchlaufzeit für die Vorgangsbearbeitung
- Verbesserung der Qualität der im Prozess erarbeiteten Ergebnisse
Unternehmen setzen im Rahmen der Prozessoptimierung zunehmend auf Digitalisierung. So lassen sich alle drei genannten Ziele parallel erreichen. Im Rahmen der Digitalisierung streben Unternehmen eine möglichst weitgehende Automatisierung eines Prozesses an. Hierbei setzen sie zunehmend auch auf Künstliche Intelligenz basierende Werkzeuge ein.
Ein mögliches Vorgehen bei der Prozessoptimierung:
Abbildung 1: Vorgehen bei der Prozessoptimierung
In einem Initialprojekt analysiert das Projektteam zunächst den Ist-Stand eines Prozesses. Anschließend führt es eine strukturierte Schwachstellenanalyse des derzeitigen Prozesses durch. Auf Basis der Ergebnisse der Ist- und Schwachstellen-Analyse erarbeitet es dann – möglichst unter Einsatz kreativer Methoden – sukzessive einen verbesserten Sollprozess. Dieser wird dann gemeinsam mit einem Messaufbau für den Zielerreichungsgrad implementiert und in den Betrieb überführt.
Im Rahmen des kontinuierlichen Prozessmanagements wird, gesteuert durch den hierfür verantwortlichen Prozessmanager, immer wieder ein Regelkreis durchlaufen: in der Ausführungsphase sorgt er dafür, dass das Erreichen der Ziele gemessen wird. Dann folgt eine Analysephase, in der er Abweichungen von – ggf. veränderten – Zielen untersucht. Bei identifizierten Abweichungen werden wieder die Phasen des Initialprojekts durchlaufen, um einen verbesserten Sollprozess zu erarbeiten und zu implementieren.
Auch interessant: Unser Seminar “Einführung in die Prozessoptimierung”